Les 3 erreurs à éviter sur les notes de frais

S’il y a un élément qui fait partie des mouvements les plus importants dans la gestion d’une entreprise, c’est surement la note de frais. Celle-ci détermine les remboursements sur lesquels l’administration fiscale vérifie pendant la supervision. Malheureusement, plusieurs personnes font des erreurs récurrentes pendant le calcul de cette note. Même s’il existe maintenant un modèle de note de frais sur Excel dédié à ce genre de tâche, d’aucuns n’échappent toujours pas à ces irrégularités. Voici les erreurs les plus fréquentes qu’il faut nécessairement éviter dans la définition des notes de frais.

1- Justification insuffisante des dépenses

Dans le calcul de leurs notes de frais, plusieurs travailleurs ne tiennent pas en compte certains critères, ce qui fait qu’ils justifient mal leurs dépenses. En effet, il faut savoir que la justification des frais est régie par des règles. Tout d’abord, les dépenses que vous avancez doivent concerner les activités de l’entreprise et de ses intérêts. Ensuite, elles doivent être proportionnées, c’est-à-dire convenir aux moyens financiers de l’entreprise. Enfin, vous avez l’obligation de les justifier avec des factures afin que vous puissiez recevoir des remboursements. C’est pourquoi il est essentiel de conserver tous les justificatifs de vos achats pour ultérieurement définir une note de frais complète.

2- Dépassement des limites d’exonération

Avant d’utiliser un modèle de note de frais sur Excel, il est important de vérifier si vous n’avez pas dépassé la limite d’exonération fixée par votre entreprise. En général, certaines sociétés exonèrent les remboursements de frais en fonction d’un montant préalablement défini. Il existe cependant des travailleurs qui ne tiennent pas en compte cet aspect et pensent pouvoir faire des dépenses comme bon leur semble. Si vous en faites partie, sachez qu’il existe des charges qui ne sont payées qu’à hauteur de 50 % du montant engagé. Il est donc conseillé de limiter vos dépenses pour ne pas avoir des regrets lors du remboursement.

3- Générosité avec les collaborateurs

Cette erreur est souvent commise par les chefs d’entreprises. Beaucoup d’entre eux font preuve d’une grande générosité à l’égard de leurs collaborateurs. Ainsi, ils ne remboursent pas en fonction de la limite des sommes engagées. Par conséquent, cette négligence tourne souvent au cauchemar, car l’entreprise ou votre business va au fil du temps connaître un déficit financier considérable. Pour éviter cela, il est toujours recommandé de s’abstenir sur les notes de frais tout en étant le plus raisonnable possible. Avec cette démarche, les collaborateurs seront remboursés en fonction de leur engagement pour l’entreprise qui, de son côté, sera à l’abri d’une éventuelle faillite.

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